文章总数:165
当前位置:首页 > 实用技巧 > 正文
最后更新:2017-6-2

【高效工作】超实用的工作信息整理归纳术

2015年11月11日 | 作者: marser | 分类: 实用技巧, 管理技巧 | 

 

        在学会了基本的信息搜索术后,面对几乎爆炸的信息量,集成、归纳和整理,就显得格外重要。最好能建立自己的知识库,方便随时查阅。本文结合信息存储工具、具体的信息整理方法、分类方法来教你如何利用信息整理归纳术来解救你的硬盘。

       

1、选择一款你喜欢的信息集成工具

 

        说信息集成工具你可能不太明白是什么,但是如果的到我们的电脑硬盘、网盘、U盘等,你就会明白,原来是指可用来存放信息的工具。在我的整理道路上,信息集成工具也随着互联网的发展而不断改进着,从最初的纸质本子,到电脑硬盘,到网盘,再到现在的协作工具,每一次改变,都像一个升级版本,保留了上个版本优点的同时,还带来更简单的操作和更多功能,下面分别介绍一下这几类信息集成工具。

 

纸质本子

        存储内容有限,不方便查找、分类和携带。

电脑硬盘

        存储查找都方便,但是存储的有价值的信息,通常很难想到会去翻看,电脑出现故障时,数据有遗失风险,而且信息转移不方便,要借助网络、移动U盘等。比如同一个东西,出现多个备份,就会出现多个版本,无法同步管理。

网盘

        云端、客户端同步,最先用Dropbox,后来被墙后使用不方便,就换了国内的百度云盘、360云盘等。网盘解决了移动和多客户端协同问题,个人信息集成方便,但用在工作中,涉及到多人共同存储,就没那么方便了。

协作工具

        除了能解决以上所有问题,还解决了网盘存放数据类型太单一,缺少协作等特点,特别是在工作上,协作工具是信息集成的首要选择,现在我们团队正在用的是好笔头,存放信息除了笔记、图片、各类附件这些常见的办公文档,还有新闻、日报周报、签到、客户、项目、流程等这些具有规范性、流动性、监测性的功能。之所以选择好笔头,主要是看上了它的灵活,能满足我90%的需求,提高了客户成交率,要知道这些需求可以大到公司流程的嵌入,小到目录的摆放。

 

2、让信息知识集成更加便捷

        集成工具很多,选择好笔头主要是因为它除了信息的集成,还可以满足我团队协作和客户管理的需求。在信息集成方面,它可以帮我记录很多东西,无论是在网上查阅的资料、待办事宜、手机拍的会议记录、销售现场,还是产品文档、报价参考等各类文档、甚至是程序、录音、视频,都可以在好笔头里进行记录、分类和归档。

 

        在团队协作方面,多账号协作登录,通过权限自定义和一键分享,轻松实现跨地域跨部门协作,好笔头除了提供了上下班打卡、外勤签到、项目管理、流程审批等功能,还可以通过对笔记类型DIY,实现新闻发布、工作上报、培训管理、摆场陈列等。新员工入职,除了已归档好的培训资料、规章制度、工作职责外,还可以把老员工的工作内容直接分享给他,大大降低了培训的时间成本哦。

 

        在客户管理方面,可以帮助业务人员随时随地记录完整的客户信息和跟进情况,对客户时行多维分类,方便的筛选和查询,在手机端,根据客户来电对应显示客户的详细信息,让你时刻把握“局势”,有效提高成交率和客户服务水平。

 

        好笔头的云端同步功能非常方便,电脑上保存后,在手机客户端、pad客户端都可以即时访问,不仅仅是取代了U盘,还免去你给同事消息,传文件的时间,减少因数据传输不及时,数据更改不同步所造成的滞后或损失。

 

3、养成定期整理的好习惯

        除了要学会高效地获取信息,和将信息方便地集成,更重要的是对这些信息进行定期整理,避免这些信息因为时间长了而变得杂乱。就像定期整理家务一样,这个习惯的养成必不可必。信息的“整理”包括了信息分类、精简删除和标识(添加方便搜索的标签或关键字)。既然好笔头相当于你的工作大脑,那么就不要让这个大脑处于混沌状态。

 

        一般无论是电脑上,还是好笔头笔记分类工客户分类里,我们会放上一个临时文件夹,用来归类一些暂时无法归类的文档、资料或客户,然后定期对这个临时文件夹里的数据进行整理,这样才能让临时文件夹真正临时,而不会被堆砌成一个难以处理的大杂烩。

 

结束语

        总之,客户再多,工作再复杂,整理再条理,如果只知道积累不去学以致用,那顶多也是建立了一个丰富的个人知识库,而不是自己的东西。。所以最重要的是用好这些信息,结合自己的工作,思考、实践和总结,才能消化这些信息为自己所用,最终沉淀成自己的知识。

       

本文章由 marser 于2015年11月11日发布在实用技巧, 管理技巧分类下,
+复制链接 转载请注明:【高效工作】超实用的工作信息整理归纳术-好笔头,只为更好的销售

好文章就要一起分享!

更多

评论已关闭!