【高效工作】超实用的工作信息整理归纳术

2015年11月11日　|　作者: marser　|　分类: 实用技巧, 管理技巧　|　

在学会了基本的信息搜索术后，面对几乎爆炸的信息量，集成、归纳和整理，就显得格外重要。最好能建立自己的知识库，方便随时查阅。本文结合信息存储工具、具体的信息整理方法、分类方法来教你如何利用信息整理归纳术来解救你的硬盘。

1、选择一款你喜欢的信息集成工具

说信息集成工具你可能不太明白是什么，但是如果的到我们的电脑硬盘、网盘、U盘等，你就会明白，原来是指可用来存放信息的工具。在我的整理道路上，信息集成工具也随着互联网的发展而不断改进着，从最初的纸质本子，到电脑硬盘，到网盘，再到现在的协作工具，每一次改变，都像一个升级版本，保留了上个版本优点的同时，还带来更简单的操作和更多功能，下面分别介绍一下这几类信息集成工具。

纸质本子

存储内容有限，不方便查找、分类和携带。

电脑硬盘

存储查找都方便，但是存储的有价值的信息，通常很难想到会去翻看，电脑出现故障时，数据有遗失风险，而且信息转移不方便，要借助网络、移动U盘等。比如同一个东西，出现多个备份，就会出现多个版本，无法同步管理。

网盘

云端、客户端同步，最先用Dropbox，后来被墙后使用不方便，就换了国内的百度云盘、360云盘等。网盘解决了移动和多客户端协同问题，个人信息集成方便，但用在工作中，涉及到多人共同存储，就没那么方便了。

协作工具

除了能解决以上所有问题，还解决了网盘存放数据类型太单一，缺少协作等特点，特别是在工作上，协作工具是信息集成的首要选择，现在我们团队正在用的是好笔头，存放信息除了笔记、图片、各类附件这些常见的办公文档，还有新闻、日报周报、签到、客户、项目、流程等这些具有规范性、流动性、监测性的功能。之所以选择好笔头，主要是看上了它的灵活，能满足我90%的需求，提高了客户成交率，要知道这些需求可以大到公司流程的嵌入，小到目录的摆放。

2、让信息知识集成更加便捷

集成工具很多，选择好笔头主要是因为它除了信息的集成，还可以满足我团队协作和客户管理的需求。在信息集成方面，它可以帮我记录很多东西，无论是在网上查阅的资料、待办事宜、手机拍的会议记录、销售现场，还是产品文档、报价参考等各类文档、甚至是程序、录音、视频，都可以在好笔头里进行记录、分类和归档。

在团队协作方面，多账号协作登录，通过权限自定义和一键分享，轻松实现跨地域跨部门协作，好笔头除了提供了上下班打卡、外勤签到、项目管理、流程审批等功能，还可以通过对笔记类型DIY，实现新闻发布、工作上报、培训管理、摆场陈列等。新员工入职，除了已归档好的培训资料、规章制度、工作职责外，还可以把老员工的工作内容直接分享给他，大大降低了培训的时间成本哦。

在客户管理方面，可以帮助业务人员随时随地记录完整的客户信息和跟进情况，对客户时行多维分类，方便的筛选和查询，在手机端，根据客户来电对应显示客户的详细信息，让你时刻把握“局势”，有效提高成交率和客户服务水平。

好笔头的云端同步功能非常方便，电脑上保存后，在手机客户端、pad客户端都可以即时访问，不仅仅是取代了U盘，还免去你给同事消息，传文件的时间，减少因数据传输不及时，数据更改不同步所造成的滞后或损失。

3、养成定期整理的好习惯

除了要学会高效地获取信息，和将信息方便地集成，更重要的是对这些信息进行定期整理，避免这些信息因为时间长了而变得杂乱。就像定期整理家务一样，这个习惯的养成必不可必。信息的“整理”包括了信息分类、精简删除和标识（添加方便搜索的标签或关键字）。既然好笔头相当于你的工作大脑，那么就不要让这个大脑处于混沌状态。

一般无论是电脑上，还是好笔头笔记分类工客户分类里，我们会放上一个临时文件夹，用来归类一些暂时无法归类的文档、资料或客户，然后定期对这个临时文件夹里的数据进行整理，这样才能让临时文件夹真正临时，而不会被堆砌成一个难以处理的大杂烩。